6 tipp a sikeres pályázatíráshoz

1. Értékelje a pályázatot!

Az értékelési szakasz a pályázatírási folyamat első és legfontosabb lépése, mivel megalapozza az ajánlattételi stratégiát. Mielőtt bármilyen ajánlatot benyújtana, mérlegelnie kell azokat a kritériumokat, amelyek alapján meghatározza, hogy egyáltalán megéri-e belevágni. Néhány kérdés, amelyeket a pályázatírás előtt fel kell tenni magának: rendelkezik-e a szükséges tapasztalattal? Mekkora a nyerési esély? És vannak olyan követelmények, amelyeket nem tud teljesíteni?

2. Tekintse át és rendszerezze a rendelkezésre álló információkat!

Győződjön meg arról, hogy elolvasta és megértette az összes rendelkezésére álló információt. Először is tekintse át a pályázatot, és határozza meg pontosan, mit értenek az egyes kérdések alatt. Nézze meg azt is, lebonthatók-e a kérdések egyéni követelményekre vagy témákra. Végezzen kutatást a vevő hátteréről és arról, ha esetleg korábban már írt ki hasonló pályázatot.

Végül tekintse át, vannak-e olyan formázási követelmények, amelyeket figyelembe kell vennie – ilyen lehet például az elrendezés, a dokumentum mellékletek vagy a szavak száma, ahogyan a specifikációkból vagy a további ajánlások is.

3. Hozza létre az ajánlati tervet!

A szükséges információk birtokában meg kell terveznie, hogyan és mikor készíti el a válaszait. A terv dátumokat, neveket és minden olyan intézkedést fog tartalmazni, amire a benyújtási határidőig szüksége lehet. Ilyenkor érdemes átgondolni, milyen erőforrásokra lesz szüksége, milyen műveleteket kell végrehajtani és melyek lesznek a legfontosabb mérföldkövek.

4. Stratégia kidolgozása

A kezdeti értékelésen keresztül már kialakította stratégiájának alapját – az okokat, amelyek miatt sikeresen biztosíthatja ezt a munkát.

Ezen információk birtokában képesnek kell lennie azonosítani azokat az átfogó témákat, amelyekre a válaszában következetesen hivatkozni fog. Gondoljon itt a pozíciójára, arra, hogy mit tud a versenytársakról, és mi a fontos a vevő számára. Ha korán azonosítja ezeket a nyerő témákat, akkor biztosan beépül a válaszaiba.

5. Válaszadás

Kezdje azzal, hogy minden kérdésre megtervezi a válaszokat! A kérdések menet közbeni megválaszolása csak bonyolultabbá teszi és lassítja az egész folyamatot. Kövesse a korábbi szakaszokban elkészített terveket, hivatkozzon rájuk, és győződjön meg arról, hogy semmit sem hagyott figyelmen kívül. Biztosítsa a kulcsfontosságú témák lefedését, és ne essen abba a hibába, hogy csak felsorolja a válaszokat.

Ahelyett, hogy egyszerűen leírná, mit kínál, válaszaiban tájékoztatnia kell a vevőt az Ön által nyújtott előnyökről. Meg kell győznie arról, hogy Ön a legjobb választás a versenytársaival szemben.

Ne érezze úgy, hogy a megadott előírások korlátozzák! Ha úgy érzi, hogy a projektjük új szempontok alapján is hasznos lehet, vegye figyelembe őket. Ön kinek adná oda munkát – annak a cégnek, aki figyelmen kívül hagyja a problémákat, vagy annak, aki megoldást javasol olyan problémákra, amelyeknek a létezéséről sem tudott?

6. Ellenőrzés és felülvizsgálat

Vonjon be másokat is, akik nem vettek részt közvetlenül a javaslatban, így biztosíthatja, hogy a pályázati anyag jól olvasható és értelmes legyen.

Hajlamosak vagyunk figyelmen kívül hagyni saját tipográfiai hibáinkat is vagy kihagytak szavakat, így egy második személy biztosíthatja, hogy az anyag a kívánt módon olvasható legyen.